Formalités et obligations administratives
Affichage pour les mal voyants


1. Démarches pour tout nouveau commerce
  • Démarches préalables
  • Obligation d'information
  • Prévention incendie et assurance
2. Démarches pour certaines catégories de commerces
  • Magasin de nuit
  • Débit de boissons
  • Commerce vendant des boissons spiritueuses
  • Commerce de denrées alimentaires

3. Démarches particulières

  • Si vous devez effectuer des travaux, placer une enseigne
  • Si vous êtes concerné par un permis d'environnement
  • Si vous avez un projet extension <300m² ou < 20% de la surface commerciale nette existante ou déménagez dans un rayon de 1000m
  • Si votre surface commerciale dépasse les 400m²
  • Si vous souhaitez installer des jeux automatiques de hasard
  • Si vous voulez installer une terrasse
  • Si vous voulez passer de la musique dans votre commerce

1. Démarches pour tout nouveau commerce


CREATION DE LA SOCIETE
Lorsque vous créez votre entreprise ou ouvrez un commerce, vous avez un certain nombre de démarches à faire dont la plupart se fait auprès d'un guichet d'entreprise.
1.    Constitution de la société (en cas d’entreprise personne morale)
2.    Inscription à la Banque Carrefour des entreprises
3.    Obtention d’autorisations particulières pour certains secteurs
4.    Inscription à la TVA
5.    Inscription auprès de la Caisse d’assurances sociales
6.    Souscription à la pension libre complémentaire ou à un engagement individuel de pension
7.    Ouverture d’un compte bancaire professionnel
8.    Affiliation à une Mutualité
9.    Souscription d’assurance

Plus d'information:
Les principales étapes pour développer une activité, créer une entreprise ou se lancer comme indépendant.
Comment s’installer à son compte. Brochure éditée par le SPF Economie, PME Classes moyennes Emploi

OBLIGATION D'INFORMATION
Le collège communal doit être informé de toute ouverture, extension ou modification de la nature de l’activité commerciale d’un établissement de commerce de détail d’une surface commerciale nette égale ou inférieure à 400 m² non soumise à permis d’implantation commerciale, à permis intégré ou à déclaration.

Formulaire d’information à envoyer accompagné des informations suivantes :
-    Nom du gérant ou de la personne de contact + coordonnées (e-mail, téléphone)
-    Occupation antérieure

Précisions pour le formulaire:
Achats courants : alimentaires
Achats semi-courants légers: Equipement de la personne, loisirs et sports
Achats semi-courants lourds: Equipement de la maison, électroménagers et bricolage

Collège communal
35 avenue des combattants
1340 Ottignies


PREVENTION INCENDIE ET ASSURANCE EXPLOSION
Votre établissement peut être soumis au règlement communal de police relatif à la protection contre l’incendie et l’explosion.
La demande de passage des pompiers doit être adressée par écrit au Bourgmestre.

Votre établissement peut être également soumis à l’assurance obligatoire de la responsabilité civile en cas d’incendie ou d’explosion (renseignement peut être obtenu auprès de votre assurance, afin de savoir si votre établissement fait partie de la liste des établissements visés par la loi)
 
Service prévention incendie
Espace du cœur de ville, 2
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve
Tél. : 010/ 43 60 33 (lundi, mercredi et jeudi)
catherine.debuisson@olln.be


 

2. Démarches pour certaines catégories de commerces


MAGASIN DE NUIT
Par commerce de nuit, il faut entendre toute unité d’établissement dont l’activité principale est la vente au détail de produits alimentaires ou autres, sous quelque forme ou conditionnement que ce soit, non destinés à être consommés sur place, et dont les heures d’ouverture se situent entre 22 heures et 05 heures et ce, quel que soit le jour de la semaine.

Si vous désirez ouvrir un commerce de nuit, vous devez introduire une demande d’autorisation auprès du Collège communal.

Collège communal
35 avenue des combattants
1340 Ottignies


DEBIT DE BOISSONS
Si vous ouvrez un débit de boissons alcoolisées, vous (ainsi que vos employés en contact avec les boissons) devez être en possession d'un Certificat de moralité ou extrait de casier judiciaire comportant la mention "pour travail dans un débit de boisson fermentées et/ou spiritueuses {nom et adresse du débit}". Ce document est délivré par le service compétent de l'Administration Communale du lieu de domicile de l'intéressé.

Si votre débit de boissons commercialisera des boissons spiritueuses*,
vous devez obtenir une patente auprès de l’Administration communale - Service casier judiciaire.
* Les boissons spiritueuses  sont celles qui présentent un titre alcoométrique minimal de 15 %, par exemple : rhum, bacardi breezer, whisky, genièvre, eaux-de-vie, etc.

1) Demandez un Certificat d’hygiène 240i
Ce certificat contrôle certains aspects architecturaux de votre commerce. Avant d'y entamer des travaux d'aménagement, vous avez intérêt à vous renseigner auprès de la police, sur les critères permettant l'obtention de ce certificat.
Police - Département proximité
54 rue du monument
1340 Ottignies Louvain-la-Neuve
Tél 010/ 43 63 65


2) Demandez un Certificat de moralité ou extrait de casier judiciaire du(des) responsable(s) comportant la mention "pour travail dans un débit de boisson spiritueuses {nom et adresse du débit}"
Administration Communale du lieu de domicile de l'intéressé

3) Introduisez la demande de patente accompagnée de ces deux documents.
Service casier judiciaire
Espace du cœur de ville, 2
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve
Tél : 010/ 43 61 44


COMMERCE VENDANT DES BOISSONS SPIRITUEUSES
Si vous allez vendre des boissons spiritueuses à emporter (c'est le cas des librairies, stations services, night-shops, grande distribution, détaillants de vins, épiceries, …), vous ne devez pas obtenir d’autorisation communale mais bien introduire une demande de déclaration 108 auprès des Douanes et Accises.
La délivrance de ce document est instantanée et gratuite et n’est grevée par aucune taxe. Sa validité coïncide avec la durée d’activité du commerce.

Douanes et Accises
Avenue Paul Delvaux 13 (2ème étage)
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve
Tél : 0257/606 20 - 0257/762 50
bur.da.wavre@minfin.fed.be
Horaires : lu-ve 8h-12 et 12h30-16h30



COMMERCE DE DENREES ALIMENTAIRES
Toute personne qui commercialise des denrées alimentaires en Belgique, doit s’enregistrer auprès de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) et introduire une demande d’agrément ou d’autorisation.

 

3. Démarches particulières


PERMIS D'URBANISME
Une demande de permis d'urbanisme doit être introduite auprès du Service urbanisme dans les cas suivants:
  •  Travaux de construction, de transformation ou de rénovation de l'établissement
  •  Modification de la destination de tout ou partie d'un bien
  •  Placement/modification d'une enseigne
    Constituez un dossier reprenant les informations suivantes:
    - Le formulaire de demande de permis d'urbanisme
    (en 2 exemplaires)
    - La notice d'évaluation des incidences sur l'environnement
    (en 2 exemplaires)
    - Le plan de votre façade avec l'emplacement de l'enseigne (en 5 exemplaires) (6 exemplaires dans le cas de Louvain-la-Neuve)
    - Les dimensions de l'enseigne et le mode d'éclairage.

PERMIS D'ENVIRONNEMENT
Une demande de permis d'environnement doit être introduite auprès du Service environnement dans certains cas.
cliquez ici pour voir si vous êtes concerné.

DECLARATION PREALABLE
Une déclaration préalable doit être introduite à la commune pour:
  • Un projet d'extension ne dépassant pas 20% de la surface nette commerciale existante, avec un plafond maximum de 300m²de surface commerciale nette supplémentaire.
  • Un déménagement dans un rayon de 1000 m
Formulaire de déclaration

PERMIS D'IMPLANTATION COMMERCIALE (PIC)
Une demande de permis d'implantation commerciale doit être introduite si
  • Vous projetez d'ouvrir un commerce de détail ayant une surface commerciale nette supérieure à 400 m².
  • Vous projetez de faire une extension > 300m² ou > 20% de la surface commerciale nette existante
  • vous projetez d'exploiter un établissement non encore affecté au commerce
  • vous projetez de modifier de manière importante la nature de l'activité commerciale
La demande de permis d’implantation commerciale doit comprendre au minimum :
- Le fichier PDF généré par l'outil LOGIC ;
- Le formulaire de demande de permis d’implantation commerciale;
- Une notice d’évaluation des incidences sur l’environnement ou, le cas échéant, une étude d’incidences sur l’environnement conformément au Livre Ier du Code de l’environnement.
 

ATTENTION: Si le projet requiert également un permis d'urbanisme et/ou un permis d'environnement, vous devez introduire une demande de permis intégré.
Consultez
le vade-mecum détaillant l’ensemble des procédures.

AUTORISATION POUR L'EXPLOITATION DE JEUX DE HASARD
Si vous souhaitez ouvrir un lieu où seront exploités un ou plusieurs jeux de hasard (appareil automatique de jeux dans un débit de boisson, salle de jeux automatiques, agence de paris, …) vous devez obtenir une licence auprès de la Commission des Jeux de Hasard.

Commission des Jeux de Hasard
Tél. : 02/504.00.46
info@gamingcommission.be
www.gamingcommission.be

Une attestation préalable vous sera demandée dans certains cas. Celle-ci est délivrée par la commune sur demande écrite au Service prévention incendie

Service prévention incendie
Espace du cœur de ville, 2
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve
Tél. : 010/ 43 60 33
catherine.debuisson@olln.be

OUVERTURE D'UNE TERRASSE
L'ouverture d'une terrasse doit respecter le Règlement général de police Administrative.
Pour obtenir l’autorisation d’occuper le domaine public pour le placement d’un terrasse, une demande écrite doit être introduite auprès du Collège communal contenant le formulaire de demande ainsi que le plan d'implantation.
Cette occupation est soumise au paiement d’une redevance annuelle.

Collège communal
35 avenue des combattants
1340 Ottignies


DECLARATION A LA SABAM
En tant qu’exploitant d’un établissement Horeca ou gérant de magasin, vous utilisez certainement des oeuvres du répertoire représenté par la Sabam.
Sur le site de la Sabam vous trouverez un module de déclaration en ligne qui vous donne la possibilité, en quelques clics, d'effectuer une simulation tarifaire ou d'introduire une demande d'autorisation.

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Téléphone +32 (0) 10 43 60 00 Fax +32 (0) 10 43 61 09
Espace du Coeur de Ville, 2
1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

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